Potwierdzeniem obecności pracownika w miejscu pracy najczęściej jest lista obecności. Czy wiesz, jak skonstruować ją w poprawny sposób? Czym różni się taka lista od ewidencji czasu pracy i czy jest obowiązkowa?
Lista obecności w pracy- czy jest obowiązkowa dla ewidencji czasu pracy?
Art. 149 § 1 Kodeksu pracy mówi jasno o obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę. Obowiązek dotyczy także uwzględnienie w regulaminie sposobu, w jaki pracownicy będą potwierdzać przybycie do firmy. Nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności, jednak wielu przedsiębiorców decyduje się na jej wykorzystanie. W większości przypadków to właśnie lista obecności jest głównym źródłem wiedzy o przepracowanych przez pracownika godzinach i o ewentualnych nieobecnościach. Dzisiaj coraz częściej ewidencje czasu pracy mają formę elektroniczną, jednak lista obecności najczęściej pozostaje w formie papierowej. Nowoczesnym rozwiązaniem jest zastosowanie zautomatyzowanych sposobów na ewidencjonowanie godzin pracy czy urlopów. Specjalistyczne moduły płacowe pobierają wówczas z takich list informacje niezbędne do wyliczenia wynagrodzenia, pomyłki są więc zdecydowanie rzadkością.
Lista obecności vs. ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy i lista obecności nie są pojęciami tożsamymi i jest między nimi sporo różnic. Przede wszystkim, ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa, lista obecności natomiast nie. Poza tym, ewidencji czasu pracy nie można zastąpić inną formą rejestrującą przepracowane godziny i nieobecności pracowników, w przypadku listy obecności jest możliwe zastąpienie jej odpowiednimi systemami. Ewidencja czasu pracy jest określona przepisami Kodeksu pracy, natomiast lista obecności nie. Podobieństwem między tymi dwoma dokumentami jest fakt, że pracownik powinien mieć do nich dostęp.
Jak stworzyć listę obecności w pracy?
Z racji tego, że lista obecności nie jest dokumentem ustawowym, nie posiada jednego wzoru odpowiedniego dla każdej firmy. O tym, jak będzie wyglądać lista obecności decyduje pracodawca. Lista może mieć formę zarówno indywidualną, jak i grupową. Bardziej czytelne są listy indywidualne. Zazwyczaj lista taka zawiera przede wszystkim dane pracownika, a więc jego imię i nazwisko. Poza tym, w osobnej kolumnie pojawiają się także dane bezpośredniego przełożonego, który może potwierdzić, że w danym dniu pracownik rzeczywiście był w pracy. Kolejne kolumny służą do wpisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Często lista posiada dodatkową kolumnę do wpisywania ewentualnych godzin nadliczbowych. Bardzo ważnym elementem listy obecności jest kolumna z miejscami na podpisy pracownika po każdym dniu. Podpis ten potwierdza, że wpisane godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy są poprawne i zgodne z prawdą. Co ważne, lista obecności nie przewiduje podawania przyczyn ewentualnych nieobecności w pracy. Wystarczy jedynie w odpowiednią kolumnę wpisać symbol określony w legendzie i oznaczający, że pracownik danego dnia nie był obecny w pracy. Wyjątkową sytuacją jest dzień, w którym pracownik odbywał badania okresowe. Jeżeli zajęły one cały dzień pracy, pracownik nie powinien podpisywać się na liście obecności, ale w ewidencji czasu pracy należy wpisać nieobecność usprawiedliwioną wraz z powodem tej nieobecności.
Lista obecności- wzór
Jeśli nie wiesz, jak powinna wyglądać prawidłowo skonstruowana lista obecności wzór gotowy do użycia możesz znaleźć w internecie. Generowanie listy obecności nie jest trudne, a darmowy wzór listy obecności z pewnością ułatwi zadanie.
